Check-in cho trẻ em đi máy bay - Quy định, giấy tờ và những lưu ý quan trọng

Việc cho trẻ em đi máy bay tưởng chừng đơn giản nhưng lại tiềm ẩn nhiều rắc rối nếu không nắm rõ quy trình check-in. Từ việc chuẩn bị giấy tờ, chọn hình thức làm thủ tục đến cách xử lý tình huống phát sinh đều có thể ảnh hưởng đến việc lên máy bay. Một lỗi nhỏ như thiếu giấy khai sinh, quên xác nhận mã đặt chỗ hay đến sân bay quá sát giờ cũng đủ khiến chuyến đi bị hủy, mất thời gian và phát sinh chi phí không đáng có. Đặc biệt với hành khách lần đầu đưa trẻ đi máy bay hoặc không thường xuyên sử dụng dịch vụ hàng không, việc hiểu và làm đúng quy định là điều kiện tiên quyết để hành trình suôn sẻ.

Khi đưa trẻ em đi máy bay, điều đầu tiên cần chuẩn bị là giấy tờ tùy thân hợp lệ của trẻ. Trẻ em dưới 14 tuổi không có CMND hoặc CCCD, nên giấy tờ thay thế thường là bản chính hoặc bản sao trích lục giấy khai sinh. Nếu là trẻ sơ sinh dưới 2 tuổi, nhiều hãng yêu cầu thêm sổ hộ khẩu hoặc giấy chứng sinh (trong thời gian cho phép). Trường hợp trẻ đi cùng người không phải cha mẹ, cần thêm giấy ủy quyền có xác nhận của chính quyền địa phương. Một số hãng nước ngoài còn yêu cầu hộ chiếu riêng và visa nếu bay quốc tế, kể cả với trẻ sơ sinh. Cần kiểm tra kỹ quy định của hãng trước khi đặt vé.

Tiếp theo là mã đặt chỗ. Mọi thủ tục check-in đều dựa vào mã vé điện tử. Mã này thường được gửi qua email hoặc tin nhắn sau khi hoàn tất thanh toán. Nên lưu mã vé ở nhiều nơi: email, ảnh chụp màn hình và in giấy phòng trường hợp mất kết nối hoặc hết pin điện thoại. Nếu mua vé qua đại lý, cần đảm bảo đã được xác nhận thông tin hành khách đúng tên, đúng độ tuổi. Trẻ em trên 2 tuổi bắt buộc có ghế ngồi riêng, không dùng chung với người lớn như trẻ sơ sinh.

Thời điểm lý tưởng để check-in cho trẻ là 2 giờ trước chuyến bay nội địa và 3 giờ với chuyến bay quốc tế. Đây là khoảng thời gian đủ để xử lý các sự cố như giấy tờ thiếu, sai tên, hoặc cần bổ sung giấy tờ ủy quyền. Với trẻ nhỏ, nên ưu tiên check-in sớm để có thời gian chăm sóc, thay tã, cho ăn trước giờ khởi hành. Nếu sử dụng hình thức check-in online, có thể thực hiện từ 24 đến 1 giờ trước giờ bay (tuỳ hãng). Tuy nhiên, không phải hãng nào cũng cho phép check-in online đối với trẻ em đi cùng người lớn. Ví dụ, Vietnam Airlines chỉ cho check-in online nếu tất cả hành khách trong cùng mã đặt chỗ đều đủ điều kiện. Bamboo Airways và Vietjet thường yêu cầu check-in tại quầy nếu có trẻ dưới 2 tuổi.

Khi đến sân bay, có 4 cách phổ biến để check-in

• Tại quầy thủ tục: là phương án phổ biến nhất với trẻ em. Nhân viên sẽ kiểm tra giấy tờ và hỗ trợ xử lý mọi tình huống phát sinh. Nếu đi theo nhóm hoặc có hành lý ký gửi, nên chọn cách này.
• Check-in online qua ứng dụng hoặc website: tiết kiệm thời gian nhưng cần đảm bảo trẻ em đủ điều kiện. Nếu gặp lỗi khi thêm trẻ vào hành trình, hãy đến thẳng quầy làm thủ tục.
• Check-in tại kiosk tự động: phù hợp với hành khách không có trẻ nhỏ hoặc trẻ đã có giấy tờ cá nhân đầy đủ. Không phải sân bay nào cũng có kiosk.
• Check-in qua đại lý: một số đại lý cung cấp dịch vụ check-in giúp khách, nhưng vẫn cần đến sân bay đúng giờ để gửi hành lý và qua cửa an ninh.

Về chỗ ngồi, trẻ em từ 2 tuổi trở lên phải có ghế riêng, ghế phải gần người đi kèm. Trẻ sơ sinh dưới 2 tuổi thường ngồi cùng người lớn, có thể đăng ký thêm đai an toàn dành cho trẻ. Một số hãng cho phép đăng ký nôi (bassinet) với trẻ dưới 11kg, nhưng cần đăng ký trước. Nếu muốn chọn chỗ ngồi cạnh cửa sổ hoặc gần lối đi, nên thực hiện sớm qua app hoặc khi đặt vé.

Một lỗi thường gặp là sai tên trẻ trên vé, như viết thiếu dấu, sai thứ tự tên hoặc khác với giấy khai sinh. Tên trên vé phải trùng khớp tuyệt đối với giấy tờ mang theo. Nếu phát hiện sai sau khi đặt vé, cần liên hệ hãng hoặc đại lý càng sớm càng tốt để sửa đổi, tránh bị từ chối check-in. Trường hợp mất giấy khai sinh, nên đến ủy ban phường/xã xin trích lục bản sao có công chứng. Hãng hàng không chỉ chấp nhận giấy tờ hợp lệ, không chấp nhận ảnh chụp hay bản không có dấu đỏ.

Nếu đi theo nhóm có trẻ em, nên check-in cùng một mã đặt chỗ, để đảm bảo ngồi gần nhau và xử lý chung nếu có sự cố. Nếu chia vé riêng, cần đến sớm và báo trước với nhân viên. Với các đoàn trường học hoặc nhóm đông, cần thông báo trước với hãng để được hỗ trợ đặc biệt.

Trong trường hợp check-in xong nhưng không nhận được thẻ lên máy bay, có thể do lỗi mạng, hệ thống hoặc do còn thiếu giấy tờ. Hãy đến quầy hỗ trợ gần nhất để in lại. Nếu trẻ bị sốt hoặc có dấu hiệu sức khỏe không ổn, hãng có quyền từ chối vận chuyển. Cần mang theo xác nhận y tế nếu trẻ vừa khỏi bệnh hoặc có tiền sử cần lưu ý. Với trẻ có nhu cầu đặc biệt (dị ứng, khiếm thính, chậm phát triển), nên liên hệ hãng trước ít nhất 24 giờ để được hỗ trợ đúng cách.

Tại cửa kiểm tra an ninh, nhân viên sẽ đối chiếu giấy tờ của trẻ, thẻ lên máy bay và kiểm tra hành lý xách tay. Không nên để trẻ giữ vé hoặc giấy tờ vì dễ thất lạc. Cần mang theo nước, đồ ăn nhẹ và đồ chơi nhỏ cho trẻ trong hành lý xách tay để giúp bé giữ bình tĩnh trong thời gian chờ đợi và bay. Với chuyến bay quốc tế, hộ chiếu và visa của trẻ phải còn hiệu lực. Một số nước yêu cầu giấy đồng ý từ cha mẹ nếu trẻ chỉ đi cùng một phụ huynh hoặc người giám hộ.

Để check-in cho trẻ em đi máy bay an toàn và thuận lợi, cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, nắm rõ quy định từng hãng và đến sân bay đúng giờ. Một số điểm quan trọng cần ghi nhớ gồm: giấy khai sinh bản gốc hoặc bản sao trích lục hợp lệ, mã vé chính xác, đúng tên và đủ thời gian dự phòng để xử lý sự cố. Nếu không chắc chắn, nên đến quầy làm thủ tục thay vì chọn check-in online để tránh rủi ro.

Mẹo cần nhớ

• Luôn mang theo bản sao giấy khai sinh và giấy ủy quyền nếu không đi cùng cha mẹ.
• Nếu trẻ dưới 2 tuổi, cần đăng ký dịch vụ cho em bé trước 24 giờ.
• Nếu check-in online bị lỗi, đến thẳng quầy thủ tục tại sân bay.
• Không để trẻ giữ vé hoặc giấy tờ tùy thân.
• Nếu đi nhóm, hãy đảm bảo tất cả trẻ em được đặt trong cùng mã vé.

Một số quy định đặc biệt theo hãng

• Vietnam Airlines: Trẻ em dưới 2 tuổi không có ghế riêng, phải đi cùng người lớn trên 18 tuổi, cần giấy khai sinh bản gốc hoặc trích lục.
• Vietjet Air: Không hỗ trợ check-in online cho hành trình có trẻ em dưới 2 tuổi. Bắt buộc làm thủ tục tại quầy.
• Bamboo Airways: Cho phép check-in online với trẻ từ 2 tuổi trở lên, với điều kiện đặt vé trong cùng mã và đủ giấy tờ hợp lệ.

Check-in đúng cách không chỉ giúp hành trình của trẻ suôn sẻ mà còn giảm áp lực cho người lớn đi cùng. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng, nắm vững quy trình và chủ động xử lý sẽ là chìa khóa để mọi chuyến bay trở nên nhẹ nhàng và không bị gián đoạn.