Gợi ý cách Check-in cho các Homestay không có quầy lễ tân

Trong vài năm trở lại đây, mô hình homestay không có quầy lễ tân đang ngày càng phổ biến tại các điểm du lịch, đặc biệt là khu vực vùng cao, vùng ven hoặc các khu đô thị nơi không gian sống được tối ưu hóa cho trải nghiệm cá nhân hóa. Tuy nhiên, chính việc không có quầy tiếp đón trực tiếp lại khiến nhiều khách lưu trú nhất là khách lần đầu sử dụng dịch vụ hoặc không quen thao tác công nghệ cảm thấy bối rối khi đến nơi mà không biết bắt đầu từ đâu. Điều này có thể gây mất thời gian, lo lắng không cần thiết và trong một số trường hợp còn dẫn đến việc không thể nhận phòng đúng hạn. Do đó, việc nắm rõ quy trình check-in tại homestay không có quầy lễ tân là điều bắt buộc để đảm bảo chuyến đi diễn ra suôn sẻ và không phát sinh chi phí ngoài dự tính.

Trước khi đến nơi, việc đầu tiên cần thực hiện là đọc kỹ các hướng dẫn từ bên cho thuê đã gửi qua tin nhắn, email hoặc nền tảng OTA (như Booking, Airbnb, Agoda, Traveloka…). Trong đó thường có chứa thông tin chi tiết về cách vào nhà, thời gian nhận phòng, mã khóa cửa hoặc cách liên hệ chủ nhà. Một số homestay gửi mã QR, mã số điện tử, thậm chí là video ngắn hướng dẫn cách mở khóa và vận hành hệ thống trong nhà. Thông thường, người thuê chỉ cần mang theo điện thoại có internet để mở ứng dụng hoặc tin nhắn đã lưu, không cần in giấy tờ. Với những người không quen công nghệ, nên nhờ người thân in trước toàn bộ thông tin hoặc lưu ảnh chụp màn hình trên điện thoại.

Thời gian check-in tại các homestay không quầy lễ tân thường linh hoạt hơn khách sạn, tuy nhiên vẫn có giới hạn nhất định, ví dụ: nhận phòng từ 14 giờ đến 20 giờ. Sau khung giờ này, nếu chưa có thỏa thuận trước, một số nơi sẽ khóa hệ thống mở cửa hoặc ngắt liên lạc với người trực tiếp quản lý. Do đó, cần xác nhận trước thời gian đến, nhất là khi di chuyển từ xa hoặc có thể đến trễ do phương tiện, thời tiết hoặc lý do cá nhân. Nên gửi tin nhắn xác nhận trước 1 ngày, kèm theo giờ đến dự kiến. Một số nơi có tích hợp tự động với ứng dụng nên khách có thể check-in online trước giờ nhận phòng vài tiếng để nhận mã cửa.

Khi đến địa chỉ, việc đầu tiên là xác định đúng vị trí. Không ít người dùng nhầm cửa, nhầm tầng hoặc nhầm số nhà, nhất là tại các thành phố lớn có cùng tên đường, hẻm hoặc số thứ tự. Nếu không chắc chắn, hãy gọi hoặc nhắn tin cho chủ nhà qua số đã được cung cấp trước đó. Không nên tự ý bấm chuông vào các căn hộ bên cạnh nếu chưa xác minh rõ vì dễ gây nhầm lẫn và phiền hà cho người dân xung quanh. Khi đứng đúng địa chỉ, hãy mở lại hướng dẫn để nhập mã khóa (thường là loại điện tử, có bàn phím số), hoặc quét mã QR để mở cổng tự động. Nếu là khóa cơ, chủ nhà sẽ thông báo trước vị trí giấu chìa khóa (thường là hộp khóa nhỏ cạnh cửa có mã số mở).

Sau khi vào nhà, cần thực hiện vài thao tác cơ bản để hoàn tất quá trình check-in: bật cầu dao điện (nếu chủ đã ngắt để tiết kiệm), kiểm tra tình trạng thiết bị như điều hòa, máy nước nóng, wifi. Nhiều chủ homestay để sẵn hướng dẫn vận hành tại bàn, hoặc gửi ảnh/video trước đó. Trong vòng 30 phút sau khi nhận phòng, nếu phát hiện thiết bị hỏng, nhà không đúng mô tả, hoặc không thể vận hành được các tiện nghi cơ bản, cần báo ngay để được đổi phòng hoặc xử lý kịp thời. Việc báo trễ có thể khiến khách mất quyền phản hồi theo chính sách OTA.

Một số trường hợp đặc biệt có thể xảy ra như: khách đoàn đến cùng lúc nhưng chỉ có 1 mã cửa, người không quen công nghệ không mở được cửa, người nước ngoài không đọc hiểu hướng dẫn bằng tiếng Việt, người lớn tuổi không mang theo điện thoại. Trong những trường hợp này, nên phân công 1 người đại diện làm toàn bộ thủ tục từ trước, sau đó hỗ trợ các thành viên khác. Với người nước ngoài, nên yêu cầu chủ nhà gửi hướng dẫn bằng tiếng Anh hoặc kèm theo ảnh minh họa chi tiết. Với người lớn tuổi hoặc không có điện thoại, cần có người đi cùng cài sẵn app, lưu sẵn thông tin và chịu trách nhiệm điều phối nhóm.

Đối với khách không có giấy tờ tùy thân hoặc dùng giấy tờ chưa hợp lệ, một số homestay sẽ từ chối cho nhận phòng theo quy định pháp luật. Cần kiểm tra kỹ trước khi đặt. Với trẻ em, nếu đi cùng người thân, không cần giấy tờ riêng, nhưng nếu đi cùng người quen, nên mang theo bản sao giấy khai sinh hoặc giấy ủy quyền.

Khi trả phòng, quy trình tương tự được áp dụng ngược lại: khách tự dọn vệ sinh cơ bản (nếu được yêu cầu), tắt điện, khóa cửa, gửi xác nhận đã rời đi qua ứng dụng hoặc tin nhắn. Một số homestay yêu cầu chụp ảnh cửa đã khóa hoặc quay video ngắn làm bằng chứng. Nếu có phát sinh vấn đề như đồ bị bỏ quên, thiệt hại tài sản, hệ thống sẽ căn cứ theo lịch sử liên lạc và thông tin ảnh/video để xác minh.

Những lỗi thường gặp khiến khách mất quyền lợi gồm: không đọc kỹ hướng dẫn, đến muộn mà không báo trước, nhầm địa chỉ, nhập sai mã cửa quá nhiều lần khiến hệ thống khóa hẳn, không chụp ảnh xác nhận lúc check-in và check-out, không báo sự cố sớm khiến không thể khiếu nại sau. Ngoài ra, việc đưa mã cửa cho người không liên quan có thể gây vi phạm bảo mật, ảnh hưởng đến quyền lợi cá nhân và trách nhiệm pháp lý của người đặt phòng.

Một số mẹo cần ghi nhớ để check-in tại homestay không có lễ tân diễn ra suôn sẻ

• Luôn lưu lại toàn bộ thông tin liên lạc, hướng dẫn và mã cửa trên cả tin nhắn và ảnh chụp màn hình.
• Nếu đi nhóm, nên check-in cùng 1 mã để dễ xử lý tình huống khẩn cấp.
• Nếu app lỗi hoặc không tải được, hãy yêu cầu chủ nhà gửi thông tin qua email hoặc tin nhắn SMS.
• Nếu không liên hệ được qua điện thoại, hãy nhắn qua ứng dụng OTA có bảo vệ quyền lợi khách hàng.
• Nếu quên mã hoặc không mở được cửa, không nên cố phá khóa hay nhờ hàng xóm, mà phải liên hệ ngay với chủ nhà hoặc nền tảng đặt phòng.

Tùy theo nền tảng hoặc địa phương, quy định cụ thể có thể khác nhau. Ví dụ, một số homestay ở khu vực Đà Lạt, Sa Pa yêu cầu khai báo tạm trú online qua app địa phương, hoặc gửi ảnh CCCD qua Zalo trước khi nhận phòng. Ở TP Hồ Chí Minh, nhiều căn hộ trong chung cư có bảo vệ kiểm tra mã căn và chứng minh thư tại sảnh.

Check-in tại homestay không có quầy lễ tân không hề phức tạp nếu người dùng nắm rõ các bước, chuẩn bị kỹ lưỡng và giữ liên lạc thường xuyên với chủ nhà. Điều quan trọng nhất là không chủ quan và không làm sai trình tự. Một hành động đơn giản như xác nhận lại giờ đến hay chụp ảnh mã cửa có thể giúp tránh được nhiều rắc rối sau này. Hãy luôn đặt sự chủ động và rõ ràng lên hàng đầu để chuyến đi thật sự trọn vẹn và không phát sinh rắc rối không đáng có.