Hướng dẫn Check-in bằng Kiosk ở sân bay Tân Sơn Nhất

Tại sân bay Tân Sơn Nhất, việc check-in bằng kiosk tự động đã trở thành lựa chọn phổ biến nhờ tiết kiệm thời gian, tránh xếp hàng dài tại quầy và tăng tính chủ động cho hành khách. Tuy nhiên, không ít người, đặc biệt là lần đầu sử dụng, vẫn còn bối rối với quy trình này. Việc hiểu rõ từng bước check-in bằng kiosk là cách tốt nhất để đảm bảo hành trình không gặp sự cố, không mất thời gian và không phát sinh các chi phí không đáng có. Rất nhiều hành khách vì không biết cách sử dụng kiosk đúng cách đã bỏ lỡ giờ lên máy bay hoặc gặp rắc rối về hành lý, giấy tờ. Đây là hướng dẫn đầy đủ nhằm giúp người dùng thao tác đúng, rõ từng bước và có phương án xử lý linh hoạt khi có tình huống phát sinh.

Trước khi đến sân bay, hành khách cần chuẩn bị sẵn các thông tin bao gồm mã đặt chỗ (code vé), giấy tờ tùy thân hợp lệ (CMND, CCCD, hộ chiếu, giấy khai sinh với trẻ em), thông tin chuyến bay và hành lý ký gửi nếu có. Với một số hãng hàng không, hành khách có thể nhận được mã QR qua email, ứng dụng điện thoại hoặc tin nhắn SMS. Kiosk check-in tại sân bay Tân Sơn Nhất thường được bố trí gần khu vực quầy thủ tục của từng hãng. Các hãng như Vietnam Airlines, Vietjet Air và Bamboo Airways đều đã trang bị kiosk riêng biệt, có giao diện sử dụng dễ hiểu, tích hợp tiếng Việt và tiếng Anh.

Khi đến sân bay, bước đầu tiên là xác định vị trí kiosk phù hợp với hãng bay. Quan sát biển hiệu trên thân máy để đảm bảo không nhầm sang kiosk của hãng khác. Sau đó, thực hiện thao tác theo hướng dẫn sau: Chạm vào màn hình để bắt đầu, chọn ngôn ngữ, sau đó nhập mã đặt chỗ hoặc quét mã QR nếu có. Một số kiosk cho phép quét mã vạch trên vé in sẵn hoặc nhập số điện thoại đăng ký đặt vé. Sau khi hệ thống hiển thị thông tin chuyến bay, hành khách kiểm tra kỹ tên, hành trình, số ghế và thời gian khởi hành.

Tiếp theo là bước chọn chỗ ngồi (nếu hệ thống cho phép) và xác nhận hành lý ký gửi (nếu có). Với hành lý xách tay, hành khách không cần thêm thao tác nào. Tuy nhiên nếu có hành lý ký gửi, một số kiosk sẽ in thêm thẻ hành lý, hành khách phải đem thẻ này đến khu vực ký gửi tự động hoặc quầy hành lý của hãng. Đây là bước nhiều người nhầm lẫn, nghĩ rằng sau khi nhận thẻ lên máy bay là đã xong. Trên thực tế, nếu không hoàn tất việc gửi hành lý tại đúng nơi, hành khách có thể bị từ chối lên máy bay hoặc phải xử lý lại từ đầu tại quầy thủ tục.

Sau khi xác nhận toàn bộ thông tin, kiosk sẽ in thẻ lên máy bay (boarding pass). Hành khách cần giữ thẻ này cẩn thận để xuất trình tại cửa kiểm tra an ninh và lên máy bay. Với các chuyến bay nội địa, giờ giới hạn check-in thường là 40 phút trước giờ khởi hành. Tuy nhiên, lý tưởng nhất là hoàn tất mọi thủ tục trước ít nhất 60 phút để phòng khi có sự cố như trục trặc kiosk, sai thông tin hành khách, hoặc phải xử lý hành lý bất thường.

Nếu trong quá trình sử dụng kiosk phát sinh lỗi, chẳng hạn không nhận diện được mã vé, sai tên, hoặc không in được thẻ, hành khách cần đến ngay quầy hỗ trợ khách hàng của hãng để được xử lý. Với những người không quen thao tác công nghệ, người lớn tuổi hoặc người nước ngoài, có thể nhờ nhân viên sân bay hỗ trợ hoặc đi thẳng đến quầy check-in truyền thống để được hướng dẫn. Việc tự ý thao tác sai nhiều lần trên kiosk có thể khiến hệ thống khóa lệnh check-in hoặc in sai thông tin lên thẻ, dẫn đến mất thời gian xử lý lại.

Với các nhóm khách đi cùng nhau, đặc biệt là khách đoàn hoặc gia đình có trẻ nhỏ, nên sử dụng cùng một mã đặt chỗ để check-in cùng lúc nhằm đảm bảo ghế ngồi gần nhau và xử lý hành lý đồng bộ. Trong trường hợp trẻ em dưới 14 tuổi đi cùng người lớn, kiosk sẽ yêu cầu xác nhận thêm giấy tờ tùy thân của người giám hộ. Một số kiosk không hỗ trợ check-in cho trẻ dưới 2 tuổi hoặc hành khách có yêu cầu đặc biệt như hỗ trợ xe lăn, trong trường hợp này phải đến quầy để làm thủ tục riêng.

Ngoài kiosk, hành khách vẫn có thể lựa chọn các hình thức check-in khác như qua app của hãng, email xác nhận, tại quầy truyền thống hoặc qua hệ thống check-in online trên website chính thức. Mỗi hình thức có ưu và nhược điểm khác nhau nhưng kiosk là lựa chọn tối ưu tại sân bay khi không muốn phụ thuộc internet hoặc tránh chờ đợi lâu.

Một số lỗi phổ biến khi check-in bằng kiosk bao gồm: nhập sai mã đặt chỗ do nhầm lẫn chữ hoa chữ thường, tên trên vé không khớp với giấy tờ, sử dụng giấy tờ không hợp lệ, đến trễ sau giờ giới hạn hoặc quên không gửi hành lý ký gửi sau khi in thẻ. Ngoài ra, trường hợp app bị lỗi, không nhận diện được vé điện tử hoặc hệ thống kiosk quá tải giờ cao điểm cũng thường xảy ra. Khi gặp tình huống này, cần ưu tiên đến các quầy hỗ trợ hoặc nhờ nhân viên sân bay để không bị trễ chuyến.

Cần lưu ý rằng với các hãng hàng không giá rẻ, việc đến trễ hoặc không xác nhận thông tin đúng có thể khiến hành khách mất chỗ ngồi mà không được hoàn tiền. Một số trường hợp còn phát sinh chi phí xử lý thủ công nếu hành khách không tự check-in đúng hạn qua các kênh hỗ trợ miễn phí như kiosk hoặc app. Với người nước ngoài, ngoài hộ chiếu còn cần xác nhận visa hợp lệ khi check-in, và một số kiosk có thể không hỗ trợ ngôn ngữ phù hợp, nên cần nhờ trợ giúp từ nhân viên sân bay.

Kiosk check-in là một công cụ tiện lợi nhưng đòi hỏi hành khách hiểu đúng quy trình để thao tác chính xác. Quan trọng nhất là chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, mã đặt chỗ và đến sân bay sớm hơn giờ khuyến nghị. Nếu hệ thống lỗi hoặc không sử dụng được, cần linh hoạt chuyển sang phương án khác ngay mà không đợi quá lâu. Khi đi nhóm, nên sử dụng cùng mã và check-in đồng thời để tránh bị chia tách vị trí. Việc in thẻ lên máy bay không có nghĩa là đã hoàn tất toàn bộ thủ tục nếu còn hành lý ký gửi chưa xử lý.

Một số mẹo cần ghi nhớ

• Nếu app không hiển thị mã QR, hãy kiểm tra lại email gốc từ hãng.
• Nếu kiosk báo lỗi không in thẻ, hãy chuyển qua kiosk khác trước khi đến quầy hỗ trợ.
• Nếu đi nhóm đông người, cử một người thao tác trước để tránh thao tác sai lặp lại.
• Nếu hành lý quá cỡ hoặc không quét được tại kiosk, cần chuyển hướng đến quầy hành lý.
• Nếu không chắc chắn về tên viết tắt, kiểm tra lại tên đầy đủ khớp giấy tờ tùy thân.

Việc hiểu đúng và áp dụng chuẩn quy trình check-in bằng kiosk tại sân bay Tân Sơn Nhất sẽ giúp hành khách tiết kiệm thời gian, tránh được rủi ro và có hành trình suôn sẻ. Một thao tác sai có thể khiến chuyến bay bị ảnh hưởng lớn, nhưng chỉ một lần chuẩn bị kỹ sẽ khiến trải nghiệm hàng không nhẹ nhàng và chủ động hơn nhiều.