Hướng dẫn check-in máy tự động ở sân bay Nội Bài

Với sự gia tăng không ngừng của các chuyến bay nội địa và quốc tế, lượng hành khách sử dụng sân bay Nội Bài mỗi ngày luôn ở mức cao. Trong bối cảnh đó, hình thức check-in tự động tại các máy kiosk được triển khai nhằm rút ngắn thời gian chờ đợi và giảm tải cho quầy làm thủ tục truyền thống. Tuy nhiên, nhiều hành khách vẫn gặp lúng túng khi thao tác với máy, thậm chí mất quyền lợi vì không hoàn tất thủ tục đúng cách. Đặc biệt với những người lần đầu đi máy bay, người lớn tuổi, trẻ em không người đi kèm hoặc khách quốc tế, việc hiểu rõ quy trình này là điều cần thiết để tránh sự cố đáng tiếc.

Check-in tự động tại sân bay Nội Bài hiện được áp dụng cho các hãng nội địa lớn như Vietnam Airlines, Vietjet Air, Bamboo Airways và một số hãng quốc tế có hợp tác. Các máy kiosk thường đặt ở sảnh A và B của nhà ga T1 (nội địa) và khu vực tầng 3 nhà ga T2 (quốc tế). Đây là hình thức cho phép hành khách tự chủ động lấy thẻ lên máy bay mà không cần xếp hàng tại quầy. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp đều phù hợp với hình thức này, và cũng không phải ai cũng có thể thực hiện thành công ngay lần đầu.

Để sử dụng máy kiosk check-in tại sân bay Nội Bài một cách suôn sẻ, hành khách cần nắm chắc trình tự sau

Bước đầu tiên là xác định điều kiện sử dụng. Không phải tất cả các chuyến bay đều hỗ trợ check-in bằng máy. Hành khách nên kiểm tra trên website chính thức hoặc app của hãng trước khi tới sân bay. Thông thường, hình thức này áp dụng cho hành khách không có hành lý ký gửi, có đủ giấy tờ hợp lệ, không thuộc các trường hợp đặc biệt như trẻ em đi một mình, khách cần hỗ trợ đặc biệt, người có quốc tịch nước ngoài đi quốc nội nhưng không có mã định danh hợp lệ.

Bước tiếp theo là chuẩn bị mã vé điện tử hoặc mã đặt chỗ. Mã này có thể được gửi qua email, tin nhắn SMS hoặc lưu trong app của hãng bay. Trong trường hợp không nhớ mã, có thể tra cứu bằng số CMND, CCCD, hộ chiếu hoặc thẻ hội viên (nếu có đăng ký). Lưu ý, phải điền đúng định dạng, không viết thừa khoảng trắng hoặc nhầm lẫn giữa chữ hoa – số.

Sau khi đến máy kiosk, chọn ngôn ngữ hiển thị (thường có tiếng Việt, tiếng Anh và một số ngôn ngữ quốc tế khác). Trên màn hình, hành khách sẽ được hướng dẫn từng bước để nhập thông tin mã vé, xác nhận chuyến bay, lựa chọn chỗ ngồi nếu hệ thống cho phép, sau đó kiểm tra thông tin một lần nữa trước khi bấm xác nhận.

Nếu tất cả thông tin hợp lệ, máy sẽ in ra thẻ lên máy bay (boarding pass). Đây là giấy tờ quan trọng dùng để qua cửa kiểm tra an ninh và ra máy bay. Trong trường hợp hành khách có hành lý ký gửi, cần mang thẻ này đến quầy "Bag Drop" của hãng để làm thủ tục ký gửi hành lý trước giờ giới hạn.

Một số tình huống phát sinh cần lưu ý bao gồm: nếu máy không nhận mã vé, cần kiểm tra lại chính xác tên hãng và quầy máy tương ứng. Nếu máy báo lỗi thông tin, nên chuyển sang quầy hỗ trợ. Trong trường hợp check-in thành công nhưng máy không in được thẻ, có thể chụp màn hình xác nhận và đến quầy hãng để nhận thẻ giấy.

Các nhóm hành khách nên chú ý

• Với người không rành công nghệ, nên nhờ nhân viên sân bay trợ giúp từ xa, không thao tác một mình nếu không chắc chắn.

• Với khách đi nhóm hoặc gia đình, nên check-in cùng lúc bằng 1 mã đặt chỗ để hệ thống xếp ghế gần nhau, tránh tình trạng mỗi người một chỗ lẻ tẻ.

• Với người lớn tuổi, người khuyết tật hoặc khách cần hỗ trợ đặc biệt, không nên sử dụng máy tự động mà đến thẳng quầy hãng.

• Với trẻ em không người đi kèm, hệ thống máy kiosk không hỗ trợ check-in, phải ra quầy để làm thủ tục chuyên biệt.

• Với người nước ngoài, cần đảm bảo giấy tờ có mã số hợp lệ theo chuẩn hệ thống, nếu không nên check-in tại quầy.

Một số lỗi phổ biến khiến người dùng mất quyền lợi khi dùng máy tự động

• Đến trễ quá giờ giới hạn check-in (thường là 40 phút trước giờ bay nội địa, 60 phút với quốc tế). Máy sẽ khóa thao tác sau mốc này.

• Nhập sai họ tên hoặc giấy tờ không trùng khớp với mã đặt chỗ, hệ thống sẽ báo lỗi ngay và không thể tiếp tục.

• Không kiểm tra kỹ thông tin in trên thẻ lên máy bay dẫn đến ra sai cửa khởi hành hoặc sai giờ lên máy bay.

• Không in hoặc lưu bản mềm thẻ lên máy bay, đến khi bị kiểm tra mới phát hiện thiếu giấy tờ, dễ gây trễ chuyến.

Một số mẹo hữu ích giúp tối ưu trải nghiệm

• Nếu đi giờ cao điểm, hãy đến sân bay sớm hơn tối thiểu 90 phút với chuyến bay nội địa và 3 giờ với quốc tế.

• Nếu đi nhóm, chỉ cần một người thao tác và chọn "check-in nhiều hành khách" trên màn hình để tiết kiệm thời gian.

• Nếu app hãng bị lỗi hoặc không mở được mã QR, hãy truy cập phiên bản web hoặc đến máy kiosk để xử lý thay thế.

• Nếu mất mã vé, có thể dùng số CMND hoặc hộ chiếu để truy xuất thông tin.

• Nếu cần chọn chỗ ngồi đặc biệt như gần cửa sổ hoặc phía trước, nên check-in càng sớm càng tốt để còn ghế trống.

• Nếu máy không in được, hãy lưu lại ảnh màn hình xác nhận và đến quầy ưu tiên của hãng để nhận bản cứng.

Một số khác biệt giữa các hãng tại Nội Bài

• Vietnam Airlines hỗ trợ check-in kiosk cho cả nội địa và một số chuyến quốc tế, có tích hợp chọn chỗ ngồi miễn phí.

• Vietjet Air hỗ trợ kiosk nội địa, nhưng chỉ áp dụng với hành khách không hành lý ký gửi.

• Bamboo Airways hỗ trợ đầy đủ cả check-in kiosk và online, có trợ lý mặt đất hướng dẫn trực tiếp tại khu vực máy.

• Một số hãng quốc tế như Korean Air, ANA, AirAsia hiện có kiosk riêng tại T2, nhưng thao tác và điều kiện sử dụng có thể khác biệt.

Tại sân bay Nội Bài, việc bố trí máy kiosk thường tập trung ở gần cổng an ninh và lối vào khu vực check-in. Hành khách nên quan sát biển chỉ dẫn rõ ràng để đến đúng khu vực máy hỗ trợ hãng mình. Trong trường hợp chưa từng sử dụng, nên quan sát người dùng phía trước hoặc đọc kỹ hướng dẫn trên màn hình.

Tóm lại, check-in bằng máy tự động tại sân bay Nội Bài là một lựa chọn tiện lợi giúp tiết kiệm thời gian nếu được thực hiện đúng cách. Hành khách cần chuẩn bị kỹ thông tin, đến sớm, thao tác chính xác và lưu ý các điều kiện áp dụng để tránh những lỗi không đáng có. Quan trọng nhất là đừng để sự thiếu hiểu biết hoặc lúng túng trước công nghệ khiến chuyến bay bị gián đoạn.

Hai điều quan trọng cần ghi nhớ: luôn xác nhận kỹ thông tin trên thẻ lên máy bay ngay khi in ra và không để đến sát giờ bay mới check-in, vì hệ thống tự động sẽ từ chối phục vụ nếu vượt giới hạn thời gian.