Hướng dẫn Check-in quá cảnh ở sân bay quốc tế

Với sự phát triển mạnh mẽ của các chuyến bay nối chuyến, việc phải check-in quá cảnh tại sân bay quốc tế ngày càng trở nên phổ biến. Tuy nhiên, không ít hành khách đặc biệt là những người đi nước ngoài lần đầu, người lớn tuổi, trẻ em không có người đi kèm hoặc nhóm khách du lịch đông người thường bối rối và gặp rắc rối do không nắm rõ quy trình. Từ việc nhầm cổng lên máy bay đến việc bị giữ lại vì chưa làm thủ tục nhập cảnh hay an ninh, những lỗi nhỏ có thể khiến cả hành trình đảo lộn và phát sinh chi phí không cần thiết. Hiểu rõ và thực hiện đúng quy trình check-in khi quá cảnh không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tránh được những tình huống dở khóc dở cười không đáng có.

Quy trình check-in quá cảnh bắt đầu ngay từ lúc đặt vé. Hành khách nên kiểm tra kỹ xem vé mình mua là vé liên chặng của cùng một hãng hàng không hoặc liên minh, hay là hai chặng bay riêng biệt. Với vé liên chặng, hành khách thường được hãng hỗ trợ chuyển tiếp hành lý và tự động làm thủ tục nối chuyến. Ngược lại, với vé tách rời, hành khách có thể phải tự check-in lại, lấy hành lý, thậm chí làm lại thủ tục xuất nhập cảnh ở sân bay trung chuyển.

Trước khi khởi hành, hãy chuẩn bị sẵn tất cả giấy tờ quan trọng như hộ chiếu, thị thực (nếu yêu cầu), vé điện tử, thẻ lên máy bay (nếu có), thông tin mã đặt chỗ và mã QR nếu đã làm check-in online. Đối với những sân bay có nhiều terminal, hành khách cần kiểm tra kỹ xem chuyến bay nối chuyến khởi hành từ nhà ga nào để chủ động di chuyển giữa các khu vực đúng giờ.

Khi đến sân bay đầu tiên, hành khách nên có mặt ít nhất 3 tiếng trước giờ bay nếu đi quốc tế. Tại quầy check-in, hãy hỏi rõ với nhân viên hãng bay về hành lý ký gửi có được chuyển thẳng đến điểm đến cuối cùng hay không. Nếu không, cần lấy hành lý tại điểm quá cảnh và làm thủ tục lại từ đầu. Trên thẻ hành lý sẽ ghi rõ điểm đến cuối cùng, hãy kiểm tra kỹ để tránh thất lạc.

Sau khi hoàn tất check-in, hành khách tiến hành làm thủ tục an ninh, xuất cảnh và lên máy bay như bình thường. Sau khi hạ cánh tại điểm quá cảnh, việc đầu tiên là xem lại màn hình thông báo chuyến bay để xác định cổng nối chuyến. Đối với các sân bay lớn như Incheon, Changi, Narita hay Doha, việc di chuyển giữa các terminal có thể mất từ 30 đến 60 phút. Hãy đảm bảo luôn có ít nhất 90 phút cho các chặng nối chuyến quốc tế để tránh trễ giờ.

Nếu chuyến bay nối tiếp do cùng hãng khai thác và vé là liên chặng, hành khách thường không cần làm thủ tục lại. Tuy nhiên, vẫn cần kiểm tra thông tin cổng lên máy bay vì có thể thay đổi. Trường hợp chưa có thẻ lên máy bay cho chặng tiếp theo, hành khách phải tìm đến quầy nối chuyến (Transfer Desk) để lấy lại. Với một số hãng như Emirates, Qatar Airways hoặc Singapore Airlines, thẻ lên máy bay cho cả hai chặng thường được cấp cùng lúc tại sân bay đầu tiên.

Nếu phải lấy hành lý tại điểm quá cảnh và check-in lại, cần di chuyển đến khu vực nhập cảnh, lấy hành lý, sau đó ra khỏi khu vực transit để check-in như khách mới đến. Quá trình này mất thêm thời gian làm thủ tục xuất nhập cảnh, an ninh, xếp hàng check-in và có thể yêu cầu visa quá cảnh tùy vào quốc gia. Ví dụ, quá cảnh tại Trung Quốc, Úc hoặc Mỹ có thể yêu cầu visa dù chỉ chuyển tiếp.

Một số lưu ý đặc biệt: nếu đi theo nhóm có cùng mã đặt chỗ, hãy cố gắng check-in cùng lúc để đảm bảo chỗ ngồi gần nhau và tránh sai sót trong việc xử lý hành lý. Người lớn tuổi, trẻ em không có người đi cùng, hoặc người không thông thạo công nghệ nên ưu tiên làm thủ tục tại quầy, thay vì phụ thuộc vào kiosk tự động hoặc app, tránh trường hợp bị lỗi hệ thống mà không kịp xử lý.

Nhiều hành khách thường quên xác nhận mã QR trên email hoặc app sau khi check-in online. Một số sân bay yêu cầu quét mã này mới cho phép vào khu vực chờ hoặc làm thủ tục hành lý. Ngoài ra, lỗi thường gặp là nhập sai họ tên khi check-in, không trùng với thông tin trên hộ chiếu, hoặc dùng giấy tờ không hợp lệ (hộ chiếu hết hạn, thị thực sai quốc gia, mã đặt chỗ không đúng hãng bay). Những lỗi này có thể khiến hành khách không được lên máy bay hoặc mất thời gian xử lý, nộp phí đổi thông tin.

Trong quá trình quá cảnh, nếu gặp lỗi app check-in không hoạt động, hành khách cần đến ngay quầy ưu tiên hoặc Transfer Desk để được hỗ trợ. Nếu bị lạc đường trong sân bay, hãy tìm các bảng chỉ dẫn có chữ “Transfer” hoặc biểu tượng máy bay chuyển tiếp, hoặc hỏi nhân viên hỗ trợ mặc đồng phục của sân bay. Với hành lý thất lạc trong lúc quá cảnh, cần đến ngay quầy Lost and Found hoặc quầy hãng bay để làm biên bản xác nhận và yêu cầu hỗ trợ vận chuyển về địa chỉ cuối cùng.

Một số mẹo ngắn cần nhớ

• Nếu phải di chuyển giữa các nhà ga, hãy ưu tiên dùng xe điện, shuttle bus hoặc tàu nội bộ thay vì đi bộ để tiết kiệm thời gian

• Nếu check-in online thất bại, đừng cố gắng thử lại quá nhiều lần. Hãy đến thẳng quầy hỗ trợ

• Luôn giữ các giấy tờ cần thiết ở túi ngoài hành lý xách tay, không bỏ vào hành lý ký gửi

• Nếu thời gian quá cảnh dài hơn 6 tiếng, có thể cần khai báo hoặc xin cấp phép quá cảnh theo quy định của nước sở tại

• Nên chụp lại thông tin vé, mã QR, hành lý để có bằng chứng khi xử lý sự cố

Tùy theo hãng hàng không và quốc gia trung chuyển, quy trình check-in quá cảnh có thể có những điểm khác biệt. Ví dụ, một số hãng như Vietnam Airlines, Turkish Airlines hay Lufthansa cung cấp dịch vụ check-in thẳng đến điểm cuối kể cả với vé kết hợp liên minh. Trong khi đó, các hãng giá rẻ như AirAsia, Scoot hay Cebu Pacific yêu cầu hành khách tự làm lại toàn bộ thủ tục tại điểm trung chuyển, trừ khi đặt thêm dịch vụ nối chuyến.

Tóm lại, check-in quá cảnh không khó nhưng đòi hỏi sự chủ động và chuẩn bị kỹ lưỡng. Hãy ghi nhớ: kiểm tra kỹ loại vé, xác minh hành lý có được gửi thẳng hay không, biết rõ điểm dừng, điểm đi tiếp, luôn có sẵn giấy tờ cần thiết và không quên cập nhật thay đổi thông tin từ hãng bay. Một thao tác sai có thể làm mất cơ hội nối chuyến, gây tốn kém cả tiền bạc lẫn thời gian. Trong hành trình quốc tế, hiểu đúng và làm đúng quy trình check-in là tấm vé an toàn để kết nối hành trình suôn sẻ từ điểm đầu đến điểm cuối.